正確規避採購過程中的各類風險

技巧交流

　　採購風險通常是指採購過程可能出現的一些意外情況，包括人為風險、經濟風險和自然風險。具體來說，如採購預測不准導致物料難以滿足生產要求或超出預算、供應商群體產能下降導致供應不及時、貨物不符合訂單要求、呆滯物料增加、採購人員工作失誤、供應商之間存在不誠實甚至違法行為，這些情況都會影響採購預期目標的實現。針對這些風險，我們需要採取一定措施予以規避來減少損失。

　　一、規避採購風險的手段

　　任何事物都有風險，採購風險歸根結底，也是可以通過一定手段和有效措施加以防範和規避的。主要的手段有：做好年度採購預算及策略規劃；慎重選擇供應商，重視供應商的篩選和評級；嚴格審查訂貨合同，儘量完善合同條款；拓寬資訊管道，保持資訊流暢順；完善風險控制體系，充分運用供應鏈管理優化供應和需求；加強過程跟蹤和控制，發現問題及時採取措施處理，以降低採購風險。

　　漢明電子全球採購及行銷總經理徐成指出，充分利用專業化的資訊網站，有助於採購人員更方便、更準確地獲取資訊，為評判供應商和產品提供依據。同時公司對重要的供應商可派遣專職駐廠員，或經常對供應商進行品質檢查。他強調，採購應減少對個別供應商大戶的過分依賴，可採用備選方案及備選供應商，以分散採購風險。至於預算，由於採購預算是基於物料成本及銷售預測等資料推算出來的，以接單式生產為主的公司應注意一些關鍵器件能否在要求的時間發貨，適當運用MRPII系統以及現貨結合的方法以減少風險，在專案開發前充分與所有原材料供應商溝通，使供應商清楚配合的方向及要求。

　　二、降低採購風險的關鍵

　　企業要降低品質、交期、價格、售後服務、財務等方面的採購風險，最關鍵的是與供應商建立並保持良好的合作關係。建立良好的合作關係需注意幾個階段。

　　首先是供應商的初步考察階段：在選擇供應商時，應對供應商的品牌、信譽、規模、銷售業績、研發等進行詳細調查，可以派人到對方公司進行現場瞭解，以做出整體評估。必要時需成立一個由採購、質管、技術部門組成的供應商評選小組，對供應商的品質水準、交貨能力、價格水準、技術能力、服務等進行評選。在初步判斷有必要進行開發後，建議將自己公司的情況告知供應商。

　　其次是產品認證及商務階段：對所需的產品品質、產量、用戶情況、價格、付款期、售後服務等進行逐一測試或交流。

　　第三是小批量認證階段：對供應商的產品進行小批量的生產、交期方面的論證。

　　第四是大批量採購階段：根據合作情況，逐步加大採購力度。

　　第五是對供應商進行年度評價：對合作很好的供應商，邀請他們到公司交流明年的工作打算。

　　三、採購人員不能只考慮採購風險

　　採購作為連接公司與供應商之間的視窗和橋樑、公司的輸入部門（行銷為輸出部門）、公司的利潤中心，不能只考慮預測和防範採購風險，更應該站在整個公司的角度上，考慮由此對公司製造、物流、財務、行銷、品質、售後服務等各方面造成的影響。同時要注意核算企業總權益成本，而不只是採購成本，使得整個公司的利潤最大化、成本最低、風險最小，從而由外向內、由下向上對公司的管理進行整合。

　　為了更好地解決這方面的問題，提高總體利潤率，將風險與損失降至最低，可以將採購部門劃分為貨源開發(sourcing)小組與採購(buyer)小組。Sourcing主要負責成本控制、風險防範、產品品質與供應商綜合能力評估(包括供應商的物流狀況、售後服務、公司財力、整體管理能力等)；Buyer根據Sourcing提供的資訊，結合公司的生產狀況與需求量進行購買與跟蹤訂單。